SharePoint, OneDrive und Benetics AI: Warum noch eine App?

Viele Bauunternehmen und Handwerksbetriebe arbeiten längst mit Microsoft 365. Die Dokumente liegen in SharePoint und OneDrive, die Mails laufen über Outlook, und im Büro funktioniert das gut. Wenn sie dann von Benetics AI hören, kommt fast immer dieselbe Frage: „Haben wir das nicht schon?“

Die kurze Antwort ist nein. SharePoint, OneDrive und Benetics AI lösen unterschiedliche Probleme, und wer die drei einmal nebeneinanderlegt, sieht ziemlich schnell, warum sie sich gut ergänzen und keines davon das andere überflüssig macht.

OneDrive ist der Speicher einer einzelnen Person

In OneDrive hat jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen eigenen Bereich für die eigenen Dateien. Wenn ein Kollege etwas braucht, gibt man es frei. Das ist praktisch für den einzelnen Schreibtisch, aber OneDrive ist nicht dafür gedacht, dass ein ganzes Team gemeinsam an denselben Inhalten arbeitet. Die Datei gehört der Person, die sie angelegt hat, und wenn diese Person im Urlaub ist oder den Betrieb verlässt, beginnt die Suche.

SharePoint ist der gemeinsame Speicher fürs Büro

SharePoint geht einen Schritt weiter. Hier liegt, was die Organisation als Ganzes braucht: Projektpläne, Verträge, Angebote, interne Vorlagen, alles mit klaren Zugriffsrechten. Für die Verwaltung ist das eine solide Grundlage, und daran ändert Benetics AI auch nichts. Verträge und Angebote sind in SharePoint gut aufgehoben.

Beide verwalten Dateien, die Baustelle braucht mehr als Dateien

Genau hier liegt das Problem. SharePoint und OneDrive sind Dateisysteme, sie speichern Dokumente und machen sie auffindbar. Was auf der Baustelle passiert, ist aber selten schon ein Dokument. Meistens wird es erst eines, wenn jemand abends am Büro-PC sitzt und aus Notizen und Fotos einen Bericht zusammenbaut.

Das fängt beim Plan an. In SharePoint liegt die aktuelle Version, auf der Baustelle hängt oft noch ein älterer Ausdruck. Wer am Handy nachschauen will, öffnet ein PDF, zoomt, sucht den Raum und kann darauf weder eine Aufgabe setzen noch einen Mangel markieren.

Dann der Empfang. Im Keller eines Rohbaus gibt es häufig kein Netz. Einzelne Dateien lassen sich in OneDrive zwar offline verfügbar machen, aber dann hat man eben eine Datei auf dem Handy und keinen Ort, an dem man festhält, was gerade passiert.

Für Stunden, Material und den Tagesbericht gibt es in SharePoint keine Struktur. Manche Betriebe bauen sich dafür eigene Listen oder Formulare, und viele landen am Ende trotzdem wieder bei Zetteln, WhatsApp und Excel.

Und zwischen dem, was der Bauleiter auf der Baustelle festhält, und dem, was die Buchhaltung am Monatsende abrechnet, gibt es keine automatische Verbindung. Dazwischen sitzt jemand, der abtippt und hinterhertelefoniert, bis die Zahlen einigermaßen stimmen. Was dabei verloren geht, sind Stunden, die gearbeitet und nie abgerechnet wurden.

Mit Benetics AI kommt die Arbeit von der Baustelle ins Büro

Benetics AI ist die App für die Baustelle und genau für diese Lücke gebaut. Der aktuelle Plan ist auf dem Handy, und Aufgaben sitzen direkt an der Stelle im Plan, an der sie erledigt werden müssen, mit Fotos, Checkliste und Fälligkeit. Wer vor Ort ist, sieht also, was zu tun ist und wo genau.

Rapporte, Stundenzettel, Regieberichte und Bautagesberichte entstehen per Sprache. Man spricht ins Handy, und daraus wird ein strukturierter Bericht. Für einen Regiebericht, an dem man früher elf Minuten geschrieben hat, braucht man so noch eine Minute.

Remo Schweizer, Bauleiter bei Rhyner Baumanagement, hat sein Baujournal früher am Büro-PC geschrieben, über eine Stunde lang und mit ständigen Unterbrechungen. Heute spricht er es direkt auf der Baustelle ein und ist nach höchstens fünf Minuten fertig.

Wenn kein Netz da ist

Der heruntergeladene Plan funktioniert auch ohne Empfang. Aufgaben und Berichte darauf legst Du dann getippt an, und sobald das Handy wieder online ist, landen sie im Projekt. Für die Spracheingabe braucht die App eine Internetverbindung, im Funkloch wird also getippt.

Damit nichts Abrechenbares liegen bleibt

Stunden und Material werden im Regiebericht direkt dort erfasst, wo sie anfallen. Formelfelder rechnen Zwischen- und Gesamtsummen gleich mit, sodass im Büro ankommt, was tatsächlich abgerechnet werden kann. Benetics AI ist an Systeme wie HERO, pds und Work4All angebunden. Für alles andere gibt es Konnektoren für Make.com und Zapier sowie eine offene API.

„Dank Benetics klingelt mein Telefon viel seltener. Unser gesamtes Team arbeitet rund zehn Prozent effizienter, was sich sofort positiv auf die Marge auswirkt.“

Stefano Jud, Projektleiter, JADA Isolierungen Brandschutz GmbH

Microsoft 365 bleibt, wo es ist

Wer Benetics AI einführt, muss an SharePoint und OneDrive nichts ändern. Verträge, Angebote und die Ablage des Büros bleiben dort, wo sie heute liegen. Benetics AI kommt dazu, für den Teil der Arbeit, der draußen passiert.

Mit Outlook gibt es sogar eine direkte Verbindung. Wer Pläne per Mail bekommt, kennt das Problem, dass der neue Planstand im Anhang irgendeiner Nachricht steckt. Der E-Mail-Assistent für Outlook erkennt neue Pläne in den Anhängen und bringt sie ins Projekt. Er ist in allen Paketen enthalten, ohne Aufpreis.

Dass Dateiablage allein nicht reicht, hat auch EJH Construction erlebt, ein Bauunternehmen aus Michigan. Bevor das Team zu Benetics AI kam, hatte es eine ganze Reihe von Werkzeugen ausprobiert, SharePoint und Dropbox eingeschlossen. Heute kommen die Tagesberichte jeden Tag, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.

„Wir sind den Tagesberichten ständig hinterhergelaufen. […] Jetzt machen sie es einfach.“

Cori Hale, President & CEO, EJH Construction Inc, Farmington Hills, Michigan (Original auf Englisch)

Woran Du merkst, dass Dir Benetics AI fehlt

Wenn bei Euch der Plan in SharePoint aktuell ist und auf der Baustelle trotzdem nach dem alten gearbeitet wird, oder wenn am Monatsende Stunden fehlen, von denen alle wissen, dass sie gearbeitet wurden, dann hakt es meistens auf der Strecke zwischen Baustelle und Büro. Mit Benetics AI sind die beiden direkt verbunden, damit keine abrechenbare Arbeit mehr verloren geht.

Probier es aus: App installieren, QR-Code scannen, eine Schulung brauchst Du nicht. Eine Woche lang kannst Du Benetics AI kostenlos testen.