SharePoint, OneDrive y Benetics AI: ¿para qué otra app?

Muchas constructoras y empresas de oficios trabajan desde hace tiempo con Microsoft 365. Los documentos están en SharePoint y OneDrive, el correo va por Outlook y en la oficina todo eso funciona bien. Cuando luego oyen hablar de Benetics AI, casi siempre llega la misma pregunta: «¿Esto no lo tenemos ya?»

La respuesta corta es no. SharePoint, OneDrive y Benetics AI resuelven problemas distintos. Si pones los tres uno al lado del otro, ves enseguida por qué se complementan bien y por qué ninguno sobra.

OneDrive es el almacenamiento de una sola persona

En OneDrive, cada empleado tiene su propio espacio para sus archivos. Si un compañero necesita algo, se lo compartes. Eso es práctico para la mesa de cada uno, pero OneDrive no está pensado para que todo un equipo trabaje sobre los mismos contenidos. El archivo es de quien lo creó, y cuando esa persona está de vacaciones o se va de la empresa, empieza la búsqueda.

SharePoint es el almacenamiento compartido de la oficina

SharePoint va un paso más allá. Aquí está lo que necesita la empresa en su conjunto: planificaciones de proyecto, contratos, presupuestos, plantillas internas, todo con permisos de acceso claros. Para la administración es una buena base, y Benetics AI no cambia nada de eso. Los contratos y los presupuestos están bien guardados en SharePoint.

Los dos gestionan archivos, y la obra necesita más que archivos

Ahí está el problema. SharePoint y OneDrive son sistemas de archivos: guardan documentos y permiten encontrarlos. Pero lo que pasa en la obra rara vez es ya un documento. Casi siempre se convierte en uno cuando alguien se sienta por la noche delante del ordenador de la oficina y monta un informe a partir de notas y fotos.

Empieza por el plano. En SharePoint está la versión actual, y en la obra muchas veces sigue colgada una copia impresa más antigua. Quien quiere consultarlo en el móvil abre un PDF, hace zoom, busca la estancia y no puede poner una tarea encima ni marcar un defecto.

Luego está la cobertura. En el sótano de una obra en fase de estructura muchas veces no hay señal. En OneDrive se pueden dejar algunos archivos disponibles sin conexión, pero entonces lo que tienes es un archivo en el móvil, no un sitio donde apuntar lo que está pasando.

Para las horas, el material y el parte diario, SharePoint no tiene ninguna estructura. Algunas empresas se montan sus propias listas o formularios para eso, y muchas acaban igualmente volviendo a los papelitos, a WhatsApp y a Excel.

Y entre lo que el jefe de obra apunta en la obra y lo que la administración factura a final de mes no hay ninguna conexión automática. En medio hay alguien que pasa los datos a mano y persigue a la gente por teléfono hasta que las cifras más o menos cuadran. Lo que se pierde por el camino son horas trabajadas que nunca se llegaron a facturar.

Con Benetics AI, lo que pasa en la obra llega a la oficina

Benetics AI es la app de obra, hecha justo para ese hueco. El plano actual está en el móvil, y las tareas están en el punto exacto del plano donde hay que hacerlas, con fotos, checklist y fecha límite. Quien está en la obra ve qué hay que hacer y dónde exactamente.

La documentación de obra se hace por voz: partes de trabajo, partes de horas y partes diarios de obra. Hablas al móvil y sale un parte estructurado. Un parte de trabajo que antes llevaba once minutos de escribir ahora está en un minuto.

Remo Schweizer, jefe de obra en Rhyner Baumanagement, antes escribía su parte diario de obra en el ordenador de la oficina: más de una hora, con interrupciones constantes. Hoy lo dicta en la misma obra y en cinco minutos como mucho lo tiene terminado.

Cuando no hay cobertura

El plano descargado funciona también sin cobertura. Las tareas y los partes los creas entonces escribiendo, y en cuanto el móvil vuelve a tener conexión, llegan al proyecto. Para dictar por voz, la app necesita conexión a internet, así que sin cobertura se escribe.

Para que no se quede nada sin facturar

Las horas y el material se apuntan en el parte de trabajo justo donde se generan. Los campos de fórmula calculan los subtotales y el total sobre la marcha, así que a la oficina llega lo que de verdad se puede facturar. Para conectar Benetics AI con otros sistemas hay conectores para Make.com y Zapier, además de una API abierta.

«Gracias a Benetics, mi teléfono suena mucho menos. Todo nuestro equipo trabaja con alrededor de un diez por ciento más de eficiencia, lo que tiene un efecto positivo inmediato en el margen.»

Stefano Jud, jefe de proyecto, JADA Isolierungen Brandschutz GmbH (traducido del alemán)

Microsoft 365 se queda donde está

Quien implanta Benetics AI no tiene que cambiar nada en SharePoint ni en OneDrive. Los contratos, los presupuestos y los documentos de la oficina se quedan donde están hoy. Benetics AI se suma para la parte del trabajo que se hace fuera.

Con Outlook hay incluso una conexión directa. Quien recibe los planos por correo conoce el problema: la nueva versión del plano está en el adjunto de algún mensaje. El asistente de correo para Outlook detecta los planos nuevos en los adjuntos y los lleva al proyecto. Está incluido en todos los planes, sin coste adicional.

Que guardar archivos no basta también lo vivió EJH Construction, una constructora de Michigan. Antes de llegar a Benetics AI, el equipo había probado toda una serie de herramientas, SharePoint y Dropbox incluidos. Hoy los partes diarios llegan cada día sin que nadie tenga que perseguir a nadie por teléfono.

«Siempre íbamos detrás de los partes diarios. […] Ahora, sencillamente, los hacen.»

Cori Hale, President & CEO, EJH Construction Inc, Farmington Hills, Michigan (traducido del inglés)

Cómo saber que te falta Benetics AI

Si en vuestra empresa el plano de SharePoint está actualizado y aun así en la obra se trabaja con el antiguo, o si a final de mes faltan horas que todo el mundo sabe que se trabajaron, lo que falla casi siempre es el camino entre la obra y la oficina. Con Benetics AI, las dos quedan conectadas directamente, para que no se pierda más trabajo facturable.

Pruébalo: instalas la app, escaneas el código QR y ya está, sin formación. Puedes probar Benetics AI gratis durante una semana.