SharePoint, OneDrive et Benetics AI : pourquoi encore une app ?

Beaucoup d’entreprises du bâtiment et d’artisans travaillent depuis longtemps avec Microsoft 365. Les documents sont dans SharePoint et OneDrive, les e-mails passent par Outlook, et au bureau, ça marche bien. Quand ils entendent parler de Benetics AI, la question est presque toujours la même : « On n’a pas déjà ça ? »

La réponse courte est non. SharePoint, OneDrive et Benetics AI ne règlent pas les mêmes problèmes, et quand on les met une fois côte à côte, on voit assez vite pourquoi ils se complètent bien et pourquoi aucun ne rend l’autre inutile.

OneDrive, c’est le stockage d’une seule personne

Dans OneDrive, chaque collaboratrice et chaque collaborateur a son propre espace pour ses fichiers. Si un collègue a besoin de quelque chose, on le lui partage. C’est pratique pour un poste de travail, mais OneDrive n’est pas fait pour qu’une équipe entière travaille ensemble sur les mêmes contenus. Le fichier appartient à la personne qui l’a créé, et si elle est en congés ou quitte l’entreprise, on commence à chercher.

SharePoint, c’est le stockage commun du bureau

SharePoint va un cran plus loin. On y range ce dont l’entreprise a besoin dans son ensemble : plannings de projet, contrats, devis, modèles internes, le tout avec des droits d’accès clairs. Pour l’administratif, c’est une base solide, et Benetics AI n’y change rien. Les contrats et les devis sont très bien dans SharePoint.

Les deux gèrent des fichiers, et le chantier a besoin de plus que des fichiers

C’est là que ça coince. SharePoint et OneDrive sont des systèmes de fichiers : ils stockent des documents et permettent de les retrouver. Mais ce qui se passe sur le chantier est rarement déjà un document. La plupart du temps, ça le devient le soir, quand quelqu’un s’installe devant l’ordinateur du bureau et monte un rapport à partir de notes et de photos.

Ça commence par le plan. Dans SharePoint, il y a la version à jour, et sur le chantier, c’est souvent encore un vieux tirage papier qui est affiché. Pour vérifier sur son smartphone, on ouvre un PDF, on zoome, on cherche la pièce, et on ne peut ni y placer une tâche ni y signaler un défaut.

Ensuite, le réseau. Au sous-sol d’un bâtiment en gros œuvre, il ne passe souvent pas. OneDrive permet bien de rendre certains fichiers disponibles hors ligne, mais vous avez alors un fichier sur le smartphone, et aucun endroit où noter ce qui est en train de se passer.

Pour les heures, le matériel et le rapport journalier, SharePoint n’a aucune structure. Certaines entreprises se construisent leurs propres listes ou formulaires, et beaucoup finissent quand même par revenir aux bouts de papier, à WhatsApp et à Excel.

Et entre ce que le conducteur de travaux note sur le chantier et ce que la comptabilité facture en fin de mois, il n’y a aucun lien automatique. Au milieu, quelqu’un ressaisit tout et passe des coups de fil jusqu’à ce que les chiffres tiennent à peu près. Ce qui se perd en route, ce sont des heures travaillées et jamais facturées.

Avec Benetics AI, le travail du chantier arrive au bureau

Benetics AI est l’app du chantier, et elle est faite précisément pour ce trou entre les deux. Le plan à jour est sur le smartphone, et les tâches sont placées directement à l’endroit du plan où il faut les faire, avec photos, check-list et date d’échéance. Sur place, chacun voit donc ce qu’il y a à faire, et où exactement.

Les rapports, les fiches d’heures et les rapports journaliers se font à la voix. Vous parlez dans votre smartphone, et il en sort un rapport structuré. Un rapport qui prenait autrefois onze minutes à rédiger se boucle ainsi en une minute.

Remo Schweizer, conducteur de travaux chez Rhyner Baumanagement, rédigeait son journal de chantier sur l’ordinateur du bureau, pendant plus d’une heure et avec des interruptions sans arrêt. Aujourd’hui, il le dicte directement sur le chantier et il a terminé en cinq minutes au plus.

Quand vous êtes hors ligne

Le plan téléchargé fonctionne aussi hors ligne. Vous y créez alors vos tâches et vos rapports en les tapant, et dès que le smartphone est de nouveau en ligne, ils arrivent dans le projet. Pour la saisie vocale, l’app a besoin d’une connexion internet, donc en zone blanche, on tape.

Pour que rien de facturable ne reste en plan

Les heures et le matériel sont saisis dans le rapport, sur place, au moment où ils sont engagés. Des champs de formule calculent les sous-totaux et le total au fur et à mesure, si bien que le bureau reçoit ce qui peut réellement être facturé. Pour relier Benetics AI à vos autres logiciels, il existe des connecteurs pour Make.com et Zapier, ainsi qu’une API ouverte.

« Grâce à Benetics, mon téléphone sonne beaucoup moins souvent. Toute notre équipe travaille environ dix pour cent plus efficacement, ce qui se ressent tout de suite sur la marge. »

Stefano Jud, chef de projet, JADA Isolierungen Brandschutz GmbH (traduit de l’allemand)

Microsoft 365 reste en place

Si vous adoptez Benetics AI, vous n’avez rien à changer dans SharePoint et OneDrive. Les contrats, les devis et le classement du bureau restent là où ils sont aujourd’hui. Benetics AI vient s’ajouter, pour la partie du travail qui se fait dehors.

Avec Outlook, il y a même un lien direct. Si vous recevez vos plans par e-mail, vous connaissez le problème : le nouvel indice du plan se cache dans la pièce jointe d’un message quelconque. L’assistant e-mail pour Outlook repère les nouveaux plans dans les pièces jointes et les ajoute au projet. Il est inclus dans toutes les formules, sans supplément.

EJH Construction, une entreprise de construction du Michigan, a fait la même expérience : ranger des fichiers ne suffit pas. Avant de passer à Benetics AI, l’équipe avait essayé toute une série d’outils, dont SharePoint et Dropbox. Aujourd’hui, les rapports journaliers arrivent tous les jours, sans que personne ait à les réclamer au téléphone.

« On courait sans arrêt après les rapports journaliers. […] Maintenant, ils les font, tout simplement. »

Cori Hale, President & CEO, EJH Construction Inc, Farmington Hills, Michigan (traduit de l’anglais)

Comment savoir s’il vous manque Benetics AI

Si chez vous le plan est à jour dans SharePoint mais que le chantier travaille encore sur l’ancien, ou s’il manque en fin de mois des heures dont tout le monde sait qu’elles ont été faites, le classement y est rarement pour quelque chose. Ce qui coince, c’est le trajet entre le chantier et le bureau. Avec Benetics AI, les deux sont reliés directement, pour qu’aucun travail facturable ne se perde plus.

Pour essayer, installez l’app et scannez le QR code, sans formation. Vous pouvez tester Benetics AI gratuitement pendant une semaine.